Gestión de riesgos en proyectos de Business Intelligence (BI): estudio de casos en empresas de tecnología

Abstract

Los avances tecnológicos de los últimos años han transformado el área del análisis de datos, convirtiéndola en una parte fundamental a la hora de la toma de decisiones dentro de las empresas. Es por ello que se está produciendo una demanda cada vez mayor de informes y cuadros de mando con los que atender las exigencias de las diversas áreas empresariales. Por esta razón, surge la necesidad de gestionar de forma eficiente estas tareas dentro los equipos de análisis de datos tratándolas como verdaderos proyectos. En este trabajo se analizan tres casos reales de proyectos de Business Intelligence (BI) que se desarrollaron dentro de tres grandes empresas de tecnología y, que a pesar de que tenían unas fases y actividades bien definidas, sufrieron retrasos en su finalización. A partir del examen de las programaciones previstas mediante el análisis PERT se demuestra que realmente la probabilidad de cumplir el plazo previsto al inicio del proyecto era inferior al 20% para todos y cada uno de los casos estudiados. Como resultado de entrevistas realizadas a sus responsables, se concluye que en ninguna de las empresas existía un proceso específico para la gestión de los riesgos en este tipo de proyectos. Además, el análisis de las respuestas dadas por los expertos entrevistados puso de manifiesto la existencia de unos riesgos específicos que resultan comunes en proyectos de este tipo. Estos se han identificado y recopilado en un listado de 24 riesgos posibles en Proyectos de BI. A partir de ella, se propone un mapa de riesgo para ayudar en el mapeo y gestión de estos riesgos y en la estimación de plazos en los proyectos de BI. Finalmente, se proporciona una lista de acciones que pueden ayudar a reducir la probabilidad y el impacto de estos riesgos.

The Technological advances of the past few years have transformed the data analysis area in a vital part of the decision-making process in any company. Consequently, there is a high demand for reports to meet the requirements of the different areas of the company. For that reason, emerges the need to efficiently manage the data analysis team’s tasks, treating them as a project. In the present work three real cases of Business Intelligence projects were studied. They were carried out in three different big Technological companies, and even having the phases and activities well defined, the projects suffered delays. Through the PERT analysis of the planned activities, it was shown that the probability of meeting the deadline agreed at the beginning of the project was below 20% for all case studies. As a result of the interviews with the people in charge of the projects it was concluded that none of the companies had a specific process for risk management in this type of project. In addition, the analysis of the answers given by the interviewed experts revealed the existence of specific risks that are common in projects like these. Then, they were identified and organized in a list of 24 possible risks in BI Projects. With that, a risk map was proposed aiming to help the risk management and to estimate the deadline in BI projects. Finally, a list of actions that can be taken to reduce the probability and the impact of those risks was presented.